KAKO PRAVILNO IN UČINKOVITO UPORABLJATI ZOOM

Delo od doma, ki je spomladi presenetilo večji del sveta, je tesno povezano z različnimi komunikacijskimi orodji. Večina sodelavcev je povezanih prek interneta in aplikacij, med katerimi je največ simpatij požel Zoom, kjer se je število uporabnikov v le 4 mesecih povečalo za kar 30-krat. Decembra 2019 se je sestankov na Zoomu udeleževalo 10 milijonov ljudi dnevno, v aprilu 2020 pa je ta številka narasla na 300 milijonov uporabnikov, ki so na sestankih skupno preživeli 2 bilijona minut (decembra 2019 »le« 100 milijard minut). Impresivne številke, ki kažejo na to, kako zelo uporabno, zanesljivo in priročno orodje je platforma Zoom. Pa ga znaš zares uporabljati in izkoristiti njegov maksimum? Pripravili smo ti nekaj koristnih nasvetov. Mimogrede, Zoom uporabljamo tudi sodelavci Runde sekunde.

1. Kako začeti

Na spletni strani https://zoom.us/ si najprej ustvari račun (gumb »Sign up« se nahaja desno zgoraj).

Na Zoom se lahko registriraš z e-mailom, Googlovim računom, prek Facebooka ali SSO (Single Sign-On, za podjetja). Če Zoom uporabljaš predvsem v službene namene, za prijavo priporočamo uporabo službenega e-maila.

Po opravljenih formalnostih in prejemu potrditvenega e-maila se lahko vpišeš v svoj račun in pričneš z uporabo.

Za lažje upravljanje funkcij in boljšo storilnost priporočamo uporabo aplikacije Zoom client, ki ga preneseš z Zoomove spletne strani (zavihek »Resources«) ali s spletne strani https://zoom.us/download.

Uporaba Zooma na pametnih telefonih je na las podobna uporabi na računalniku, le da si je prej treba prenesti aplikacijo, ki jo dobiš v App Store (Applovi uporabniki) oz. Play Store (uporabniki Androidov).

2. Kako organizirati sestanek

Na računalniku se vpišeš v svoj Zoom račun in v zgornjem desnem delu klikneš na »Schedule a meeting«.

Sestanek takoj

S klikom na ikono »New Meeting« se bo odprlo srečanje, kjer ne bo drugih sodelujočih. Te povabiš s klikom na »Manage Participants«. Po kliku na opcijo »Invite« se bo odprlo novo okno. Tam lahko izbereš, na kakšen način želiš poslati vabilo. »Copy URL« ali »ID-srečanja« ali pa kar preko e-maila – vse tri opcije so enako zanesljive.

Povabljenci torej potrebujejo povezavo (URL) ali ID (z geslom), da se lahko odzovejo vabilu. Najbolje pa je, če jim posreduješ kar oboje.

Sestanek kasneje

Za sestanek, ki ga načrtuješ v prihodnosti, pa uporabi »Schedule a Meeting« in odpre se ti okno, kjer lahko določiš vse detajle sestanka.

Vnesi podatke (naslov, ura začetka, trajanje ... ). V primeru vsakodnevnega jutranjega sestanka z ekipo lahko označiš »Recurring meeting«.

Zoom ima predoznačen gumb za gesla – »Require meeting password«. Če gesla ne potrebuješ, ne pozabi odkljukati te opcije, saj drugače organizacija sestanka ne bo mogoča. Po kliku na »Schedule« te bo aplikacija preusmerila na koledar, kjer se ti izpiše tudi vabilo (z URL-povezavo do sestanka in ID-srečanja), ki ga lahko posreduješ udeležencem. Če srečanja ne želiš v koledarju, izberi možnost »Other Calendars«.

Novonastali sestanek bo viden v novem oknu, ki ti bo ponudilo dodatne možnosti. S klikom na tri pike (poleg ikone »Start«), se odpre možnost »Copy invitation«, ki ga lahko nato deliš z udeleženci, saj že vsebuje URL in ID.

3. Kako se pridružiti sestanku

Sestanku se lahko pridružiš s klikom na povezavo, ki te usmeri na spletno stran, kjer lahko srečanje odpreš tudi v aplikaciji (»Open Zoom Meetings«).

Sicer pa na začetni strani izberi opcijo »Join« in se pridruži z vpisom ID-ja sestanka (opcijsko tudi geslo) in določi avdio in video nastavitve – ali želiš imeti na srečanju vključen mikrofon, zvok ter video. S klikom na »Join« se nato pridružiš srečanju. 

4. Dodatne uporabne funkcije

OK, zgornja navodila bodo zadostovala, da bo tvoja uporaba Zooma potekala gladko. Vendar pa platforma ponuja še nekaj izvrstnih in nadvse uporabnih funkcij: 

• Screen sharing oz. deljenje zaslona – zelo priročna funkcija, ki ti omogoča vodenje virtualne delavnice ali prezentacije. Nepogrešljiva je tudi, ko je kolegom treba razložiti, kako točno se naredi določena stvar, in jo skupaj pregledata.

S klikom na »Share Screen« lahko izbereš, katere vsebine želiš deliti (namizje, določena aplikacija, brskalnik ...).

Napredne nastavitve (Advanced) pa ti omogočajo tudi izbiro določenega dela zaslona, zvok mikrofona in/ali zvok računalnika (priročno za predvajanje avdio vsebin) in še veliko več.

• Zoom phone je sicer klasična telefonija VoIP, za katero je značilno klicanje na telefonsko številko z internetne aplikacije. Priročna storitev, ki ti omogoča, da ostaneš na Zoomu tudi ob klicu, hkrati pa lahko pogovore tudi posnameš ali pa jih združiš v konferenčni klic.

• Zoom Rooms so virtualne konferenčne sobe, kamor lahko dostopajo le pooblaščeni člani. V »Rooms« lahko uporabljate vse pomembnejše funkcije (video in avdio konference, deljenje zaslona), poleg tega pa lahko hkrati uporabljate do 12 tabel (»Whiteboard«).

Bonus nasveti

Uporaba Zooma je za vse, ki so vajeni predvsem dela v pisarni, lahko malce nerodna, za nekatere celo stresna (neprimerna glasnost in cirkus v ozadju, poslušanje lastnega glasu in zamik ...), zato smo pripravili nekaj bonus nasvetov.

1. Poišči kotiček s pravo svetlobo in poskrbi za scenografijo – ta je lahko tudi povsem minimalistična, pazi le, da za seboj nimaš premočne svetlobe. Tudi temen prostor ti v kombinaciji s svetlim zaslonom ne bo naredil usluge, zato vedno poskrbi za ustrezno osvetlitev.
2. Kadar ne govoriš, vedno ugasni mikrofon. Tako bo debata bolj konstruktivna, brez nezaželenih šumov in prekinitev. Pravilo razloži tudi ostalim sodelujočim.
3. Pred začetkom snemanja obvesti udeležence. Tako se bodo lahko tudi oni ustrezno pripravili in se s snemanjem tudi strinjali, kar je v mnogih državah pogoj za samo snemanje.
4. Pred sestankom preveri, če vse deluje. Video konference se velikokrat zavlečejo prav zaradi tehničnih težav. Zato si pred samim sestankom vzemi nekaj minut in preveri, če vse deluje, kot mora. Če konferenco organiziraš, svetuj enako tudi ostalim udeležencem. Prihranili si boste veliko časa in zadrege.
5. Predstavljaj si, da si na pravi konferenci. Točnost in temeljita priprava sta stvari, ki jih na različnih konferencah, ki potekajo v živo, sploh ni treba omenjati. Upoštevaj jih tudi pri »zoomanju«!
6. Ne pozabi na hidracijo. Vedno naroči svojo najljubšo pijačo na Rundasekunda.si, naj ti jo dostavimo kar na dom. 

Zoom poznaš, zdaj je na vrsti raziskovanje Rundasekunda.si >